Кейс: Microsoft Power Apps Portal, автоматизация работы разных отделов  одним инструментом

Сегодня мы хотим рассказать, как с нашей помощью крупная компания автоматизировала работу одного из своих подразделений, используя для этого такой инструмент платформы Power Apps, как портал.

Предпосылки

Компания, о которой пойдёт речь, занимается строительством, приобретением и обслуживанием инфраструктуры для операторов связи. Ещё на заре работы с ними мы сделали портал партнера для аккредитации подрядчиков, в котором автоматизировали процесс подачи и согласования документов от подрядчиков, а также контроль сроков действия поданных документов. Об этом мы писали в статье «Microsoft Dynamics 365 Portal: работа с подрядчиками».

Созданный нами функционал портала оценили сразу несколько отделов компании, и следующим этапом нашей работы стало внедрение специализированного портала для департамента развития бизнеса, который занимается приобретением готовых объектов инфраструктуры.

Первая и главная проблема, с которой ежедневно сталкивались сотрудники департамента развития бизнеса — крайне медленная и неэффективная работа с документацией. Партнер, желающий продать свой объект инфраструктуры, должен предоставить для проверки пакет из нескольких десятков документов. При этом в пакете есть документы, без которых заключение сделки невозможно в принципе (назовем их обязательными), а есть дополнительные – важные для сделки, но предоставить их можно позже.

Раньше владельцы объектов просто присылали весь пакет на электронную почту сотруднику компании, без систематизации и структуры. Алгоритм работы с документами был таким:

• просмотреть все документы (их может быть до 100);
• проверить, пришли ли все обязательные документы;
• проверить, соответствуют ли эти документы законодательным нормам и стандартам компании;
• проверить сроки действия документов.

При возникновении спорных ситуаций многие подрядчики занимали позицию «ничего не знаем, мы вам всё отправили, у нас всё верно». Руководителю департамента приходилось лично подключаться к оценке практически каждого пакета, поскольку только его компетенции хватало, чтобы разобраться, правильный ли прислан документ. Порой на это уходила большая часть его рабочего дня. В итоге заключение каждой сделки растягивалось на долгое время.

Вторая проблема — прямые финансовые потери при утрате документов, что случалось нередко, поскольку вся документация хранилась на локальных компьютерах сотрудников. Периодически документы на объекты терялись в результате:

• поломок техники;
• переустановок системы;
• случайного удаления папок;
• увольнения сотрудника.

Восстановление таких данных — процедура весьма дорогостоящая. Стоимость восстановления комплекта документов на один объект может доходить до 300 тыс. руб.

Автоматизация работы департамента развития бизнеса

Этап 1. Создание портала

Внедрение портала позволило автоматизировать значительную часть работы с документами. Созданный нами портал выглядит как сайт, на котором продавец объекта должен заполнить понятную форму, а также загрузить требуемую документацию.

Все поля поделены на две большие группы – по типу документов:

• Обязательные – пока не будут приложены все документы этой группы, отправить заявку на продажу объекта технически невозможно.
• Дополнительные, которые можно загрузить позже, уже в процессе рассмотрения заявки. Эти документы, в отличие от обязательных, можно отправлять на проверку по одному, весь пакет собирать не нужно.

При разработке портала мы учли важные для наших заказчиков детали. Например, загруженные партнёром документы автоматически переименовываются согласно стандартам компании и сохраняются в облаке в определенном порядке. Таким образом сразу создаётся библиотека документов с удобной и понятной сотрудникам компании структурой.

После запуска портала скорость заключения сделок возросла в 10 раз, поскольку документы теперь приходили строго в систематизированном виде. А продавцам пришлось более внимательно подходить к сбору документации на объект продажи.

Проверка документов по-прежнему выполняется вручную, но отпала необходимость разбирать несортированный пакет, проверять наличие обязательных документов, а также вручную составлять их реестр. Все документы в группе имеют стандартизованные названия, которые помогают сотруднику не запутаться и легко найти нужный. Если обнаруживается, что загружен не тот файл, сотрудник департамента отмечает в CRM отказ принять этот документ, после чего продавцу отправляется уведомление о необходимости его скорректировать или заменить.

Этап 2. Интеграция портала с BPM-системой компании.

Запуск первой очереди портала мы завершили в течение месяца. Однако после этого заказчик попросил сделать интеграцию портала с корпоративной BPM-системой и передавать согласованные документы туда, поскольку именно в ней происходит внутреннее согласование готового пакета документов и вся дальнейшая работа по сделке.

Эту интеграцию мы успешно настроили на втором этапе проекта.

Выгоды внедрения портала

• Ускорение документооборота.

Сотрудники компании стали тратить на обработку документации в 10 раз меньше времени, по сравнению с «ручным» способом обработки. Результатом стало кратное увеличение количества совершаемых покупок.

• Освобождение времени руководителя департамента.

Благодаря порталу, в документах уже на стадии отправки их продавцом появился порядок, поэтому у руководителя департамента отпала необходимость разбирать сложные или конфликтные ситуации – их просто не возникает.

• Создание систематизированных библиотек документации.

Как уже говорилось выше, с момента внедрения портала в компании начали формироваться облачные библиотеки документов по каждому объекту. Все документы имеют стандартизированные имена и хранятся по определённой системе. Это упрощает и ускоряет работу с документами, а также минимизирует риск их потери.

• Уменьшение затрат компании.

Помимо сокращения времени обработки документов для каждой сделки, что само по себе уже является экономией затрат, систематизированное и грамотное облачное хранение документов по объектам устраняет риск потери документов. Как следствие, компании не нужно тратить деньги на восстановление утерянных документов.

Перспективы развития

Алгоритм сортировки и проверки большого количества документов, реализованный с помощью портала, оказался востребованным не только для покупки готовых объектов, но и для других процессов (и соответствующих подразделений нашего заказчика).

• Строительство объектов инфраструктуры.

Наш заказчик не только покупает готовые объекты, но и строит новые. При этом компания выступает в качестве девелопера, привлекая к выполнению строительных работ подрядные организации. Как известно, строительство – процесс крайне зарегулированный, сопровождается оформлением и необходимостью контроля большого количества документов на каждый этап (у нашей компании это – правоустанавливающие документы на земельный участок, на возведение самого объекта и на его энергоснабжение). Получаем сходную с покупкой объектов ситуацию – много подрядчиков и ещё больше документов, которые обрабатываются вручную и хранятся на локальных компьютерах. Поэтому механизм получения и проверки документов через портал очень хорошо вписался в рабочие процессы строителей.

• Обслуживание (эксплуатация) объектов.

После того как объект куплен или построен, необходимо проводить его периодическое техобслуживание, а также устранять аварии, которые случаются время от времени. Поскольку объекты инфраструктуры разбросаны по всей стране, эти работы также выполняют местные организации на подряде у нашего заказчика. Подрядчики по обслуживанию должны работать по созданной для них заявке, выполнять только согласованные работы, о которых они сначала отчитываются по мере выполнения (предоставляя в том числе, например, фотографии с объекта), а затем, в конце отчетного периода, отражают в акте. Мы снова видим большое количество подрядчиков, участвующих в работе, и поток документов, которые нужно разобрать и обработать вручную. Для автоматизации этих процессов отлично подошёл наш портал.

• Тендерные закупки.

Есть у нашего заказчика совершенно обособленное подразделение, которое организует и проводит закупочные тендеры для компании. Основной рабочий процесс этого отдела выглядит так: компании, желающие участвовать в тендере, присылают необходимую для этого документацию, а сотрудник отдела ее сортирует и проверяет. Знакомые операции? Правильно, это как раз то, что очень хорошо умеет делать наш портал. Поэтому и здесь он тоже оказался востребованным.

Ещё одна перспектива, открывшаяся перед нашим клиентом после создания библиотек документов каждого подразделения, — это создание общей облачной библиотеки, интегрированный с разными внутренними системами компании. Таким образом сотрудник любого отдела сможет просматривать нужные ему документы. Это открывает новые возможности для оперативной аналитики и само по себе ускорит работу всех подразделений, поскольку время на поиск и перенос документации сократится до одного клика.

Разные подразделения — одно решение

Несколько подразделений с разными функциями используют для работы один и тот же инструмент. Как такое возможно? Работа этих подразделений с их контрагентами имеет много общего — на старте сотрудничества и при его завершении партнеры присылают компании объёмные пакеты документов, которые нужно разобрать и проверить.

Раньше сотрудники компании принимали эту документацию по почте, после чего им приходилось вручную проверять все вложения, отсортировывать их и давать обратную связь. Сейчас портал является своеобразным фильтром, который не дает отправить документы на проверку, если не выполнены базовые требования к ним (например, собраны не все обязательные для процесса документы).

Как видите, использование одной только функции портала закрывает потребности сразу пяти подразделений компании, каждое из которых имеет собственные бизнес-процессы и работает по своей законодательной базе. А между тем портал Power Apps – это универсальный инструмент со огромным количеством возможностей. Например, его можно использовать для размещения заказов В2В, формирования базы знаний для клиентов, распределения заданий среди сотрудников и т. д.

Заключение

В результате внедрения портала у сотрудников разных отделов появился качественный и удобный инструмент для работы с партнерами. С одной стороны, это ускорило документооборот и увеличило прибыль компании, с другой — открыло возможность в перспективе изменить бизнес-процессы в лучшую сторону.

#Dynamics 365 Portal#Power Apps#Power Platform#Кейс