Подпишитесь, чтобы получать новые статьи
ПодписатьсяЗа последние два года вузы и другие образовательные учреждения ускорили преодоление основных этапов цифровой трансформации, в связи с пандемией короновируса. Но сегодня российские вузы столкнулись с новыми реалиями, а именно, с наплывом студентов и аспирантов из-за невозможности поступать в зарубежные учебные заведения и острым желанием получить высшее образование или ученую степень. И тут возникает вопрос, готовы ли они к этим реалиям с точки зрения цифровизации или диджитализации учебных процессов?
Если говорить детально, то цифровизация процесса обучения включает в себя не только возможность дистанционного проведения занятий (лекции и уроки в Zoom и тп), но и автоматизацию всех процессов, как со стороны обучающегося (возможность подачи документов онлайн, личный кабинет, портал знаний и т.п.), так и различных подразделений учебного заведения (образовательные программы, электронный документооборот, отчетность и многое другое). Помимо этого, перед каждым образовательным учреждением стоят еще задачи увеличения численности качественных абитуриентов и роста финансовых потоков, повышения уровня обучения и рейтинга.
Все эти опции протестированы и доступны в едином цифровом пространстве Битрикс24, который используют многие технологичные учебные заведения.
В этой статье мы решили детально разобрать кейс нашего заказчика – вуз из ТОП-20*, который обратился к нам для решения следующих задач:
1. Автоматизация приемной комиссии
2. Создание электронного учебного центра
*До полного релиза проекта мы не можем называть имя заказчика
Начнем сначала, а именно, с приемной комиссии.
Автоматизация приемной комиссии
Приемная комиссия первое, с чем сталкивается абитуриент при поступлении в вуз.Задачи, которые необходимо было решить:• Снижение нагрузки путем минимизации ручного труда• Снижение тревожности абитуриентов в процессе поступления• Обеспечение максимально эффективного набора абитуриентов
Решение по автоматизации приемной комиссии
С помощью интеграции сайта учебного заведения и Битрикс24 мы автоматизировали приемную комиссию. Мы настроили специальную форму на сайте заказчика в разделе Прием документов со всеми необходимыми полями, ограничения по количеству настраиваемых полей и добавляемых файлов нет. Теперь абитуриент самостоятельно на сайте вуза в данном разделе может заполнить всю информацию о себе, загрузить необходимые для поступления документы (аттестат, результаты ЕГЭ, грамоты и разряды) и отправить заявку.
Заявка абитуриента автоматически попадает в систему, специалист приемной комиссии видит ее, проверяет полученную информацию и определяет абитуриента в необходимый поток (если не требуются дополнительные документы и сведения).
В систему попадают не только автоматические заявки с сайта, но и от абитуриентов, которые самостоятельно пришли в вуз для подачи заявления. Для того, чтобы внести заявление и документы абитуриента в систему специалист приемной комиссии нажимает кнопку «+добавить»
Хотим отметить, что с 2022 года появилась возможность интеграции с госуслугами, мы также ее настроили для нашего заказчика, но поскольку есть некоторые технические трудности связанные со скоростью попадания информации со стороны госуслуг в вузы, наш заказчик сделал акцент именно на автоматизации приемной комиссии через свой сайт.
После того, как заявка попадает в систему создается карточка абитуриента, куда подгружается вся информация и документация, предоставленная им. Если все в порядке, абитуриенту отправляется письмо из системы, что его заявление принято. Это снижает тревожность абитуриента и нагрузку на приемную комиссию, избавляя ее от лишних звонков от будущих студентов и их родителей.
В случае, если абитуриент предоставил неполную информацию, специалист из приемной комиссии также через систему может запросить у него дослать необходимые документы.
Когда все документы в порядке и приемная комиссия подходит к завершению, специалист приемной комиссии переходит к этапу завершения обработки информации от абитуриента и зачисления его в университет. И здесь есть два варианта зачисления – платное и бюджетное.
Если абитуриент попадает на платное отделение, в системе также предусмотрена возможность автоматического создания договора со студентом об оплате обучения. Договор можно отправить в электронном виде или скачать и подписать бумажную версию.
Важно, что в карточке студента отображена вся история взаимодействия с вузом, а также сохраняются документы и другие сведения.
Создание учебного центра
Задачи, которые поставили перед нами:
• Создать кластер с имеющимися факультетами и группами
• Добавить информацию по каждой группе в виде общей информации о студентах и их контактных данных
• Информация об истории взаимодействий со студентами• Возможность постановки задач и рассылок
Решение по созданию учебного центра
Для нашего заказчика было важно, чтобы в системе была представлена информация о количестве и составе учащихся, предметы, процессы взаимодействия преподавателей со студентами и статусы, расписание занятий и возможность массового оповещения.
Мы в полной мере реализовали данную задачу. Был создан блок с факультетами, каждый из которых содержит группы по специалитетам, а также их можно фильтровать от младших до выпускных и по другим признакам. Каждая группа содержит актуальный список учащихся с контактами данными (email, номер телефона), у преподавателей/кураторов групп есть возможность ставить задачи (например: назначить зачет, пересдачу у того или иного студента и тп), делать массовую рассылку через смс или эл.почту.
Подобное решение позволило более эффективно отслеживать процесс обучения, динамику успеваемости, проводить сравнительный анализ, как групп обучающихся, так и преподавателей.
Для того, чтобы все эти показатели визуализировать в отчеты мы синхронизировали наше решение для заказчика с BI системой Yandex DataLens.
И вот как это выглядит в отчете DataLens:
Автоматизация вышеизложенных процессов позволила сократить количество персонала, необходимого для обеспечения некоторых процессов более чем в несколько раз, в частности преподавателей, которые были перегружены рутинными моментами, не относящимися к исследовательской и образовательной деятельности. Это промежуточные выводы, которые сделал заказчик, используя Битрикс24 всего несколько месяцев, но в перспективе трансформация всех этих процессов благоприятно скажется на экономических показателях вуза, позволит идти в ногу со временем, становиться эффективнее, получая дополнительные конкурентные преимущества и наращивать рейтинг среди других учебных заведений.
Если вы считаете, что процессам в вашем образовательном учреждении необходима автоматизация, возможно, что у вас уже есть Битрикс24, но он работает посредственно, мы готовы проконсультировать вас и сделать бесплатную демонстрацию тех возможностей, которые для вас актуальны. Заполните форму Обсудить проект или позвоните по телефону +7-499-500-45-29, и мы свяжемся с вами.
Добавить комментарий