Проектный опыт: переход с SAP CRM на Битрикс24 CRM для «Алютех»

Группа компаний «АЛЮТЕХ» — ведущий производитель алюминиевых профильных систем в СНГ, один из лидеров рынка роллетных систем и секционных ворот в Европе. Холдинг объединяет 5 производственных предприятий и более 20 сбытовых компаний в Беларуси, России, Австрии, Чехии и других странах.

Предпосылки проекта

В условиях санкционных ограничений компания искала замену системе SAP CRM. Выбор был сделан в пользу Битрикс24 по нескольким причинам: доступность, надёжность и широкие возможности кастомизации, которые позволили перейти на новую систему, не потеряв привычный для сотрудников функционал.

Цели проекта

Главной целью был перенос привычной логики работы сотрудников из SAP CRM в Битрикс24. Наши специалисты должны были настроить воронки, необходимые для работы бизнеса, реализовать автоматическое распределение Лидов и систему их последующей квалификации, строго разграничить права доступа и многое другое.

В процессе совместной работы также были поставлены задачи:

• Импортировать бизнес-данные из SAP CRM
• Обеспечить интеграцию со сторонними системами и сервисами, задействованными в работе компании
• Наглядно отображать актуальные показатели работы сотрудников
• Реализовать возможность передавать Лиды и Сделки другому сотруднику в случае отпуска или болезни

Ход проекта

1 этап — “Сделайте, как было”

В первую очередь требовалось описать реализацию имеющейся системы средствами Битрикс24. Как только этап анализа и проектирования был завершён, начались работы по настройке и разработке. За 9 месяцев наши специалисты разработали, задокументировали и представили полный аналог привычного заказчику функционала.

В ходе работы над проектом нам нужно было ответить на вопросы: как переместить данные из исторической системы в Битрикс24? Как интегрироваться с внешней телефонией, если у системы закрыт контур? Ответ один — разработка.

Силами наших опытных специалистов был разработан функционал для импорта исторических данных из SAP CRM. На вход подаётся файл Excel — на выходе получаем корректно заполненные Лиды, Сделки и Контакты.

Интеграция с телефонией Asterisk была реализована с использованием стандартного API Битрикс24. В ходе интеграции были настроены: телефонный “револьвер”, равномерно распределяющий звонки; фиксация номера телефона клиента и автоматическое создание Лида с предзаполненными полями; фиксация пропущенных звонков.

Также было необходимо связать Битрикс24 с собственными информационными системами компании: синхронизировать информацию о Дилерах и Сотрудниках; настроить переход из Битрикс24 в конфигуратор заказа и передачу готового расчёта обратно; реализовать прямую передачу данных из Битрикс24 в базу данных компании.

Кроме того, мы настроили прием и классификацию заявок, чтобы ускорить процесс их обработки и распределения.

2 этап — “Сделайте, как ещё не было”

Когда в компании убедились, что предоставленное нами решение отлично работает, мы начали обсуждать, как сделать систему ещё лучше. И вот, что из этого получилось:

Дашборды

Была разработана уникальная страница персональной аналитики. Рядовой сотрудник видит показатели только по себе, руководитель может посмотреть показатели как всего отдела, так и каждого своего подчинённого в отдельности.

Делегирование

При работе с большим количеством людей то и дело всплывает человеческий фактор: отпуска, болезни, увольнения, форс-мажоры. Человек отсутствует, а работать надо — что делать? Передать его дела на время отсутствия другому сотруднику! Делать это вручную — долго и легко запутаться. Как раз для таких случаев мы настроили процесс делегирования.

Сотрудник (или администратор) выбирает, кому он хочет передать Лиды, Сделки и Задачи, и устанавливает срок — временно (тогда обязательно нужно указать дату возврата) или бессрочно (к примеру, если сотрудник увольняется). На карточке Задания делегирования в отдельных вкладках отображается, какие объекты были переданы.

В назначенный день запускается Задание делегирования, объекты передаются другому сотруднику, и он работает “за себя и за того парня”, а в день окончания делегирования (если он был указан) сущности, которые не были закрыты за время делегирования, возвращаются владельцу/инициатору задачи.

Штрафные карточки

Что делать с сотрудниками, которые безответственно относятся к поступающим заявкам, не отвечают на входящие звонки, забывают своевременно связываться с клиентом? Выдавать штрафную карточку, которая напрямую влияет на количество заявок, которые поступят к этому сотруднику.

Сейчас реализованы четыре типа карточек:

• Зеленая — увеличивает число поступающих заявок к сотруднику
• Желтая — предупреждение
• Красная — уменьшает число поступающих заявок на всё время действия
• Чёрная — отключает от распределения заявок на всё время действия

У карточек ограничен срок действия, рано или поздно чёрная полоса кончится (и вообще, действие карточки по решению руководства может завершиться досрочно).

Результаты проекта

Оперативная работа наших специалистов позволила компании мигрировать на Битрикс24 до окончания срока действия лицензии на SAP CRM и не потерять ни одного трудового дня.

А вот что о результатах нашей работы говорят представители компании:

«По скорости – по ощущениям открытие документов происходит на 30-50% быстрее, также по интеграции с телефонией это более удачное решение в сравнении с SAP CRM».

Плюсы работы, которые заказчик отметил для себя после работы с Битрикс24:

1. Адаптивный рабочий функционал системы, готовый с нуля принять в себя и в кратчайшие сроки воспроизвести уже отработанную годами, выстроенную и проверенную авторскую бизнес-логику проекта «Эффективные продажи».
2. Невысокая стоимость лицензий.
3. Упрощенная схема технической поддержки. Возможность связаться с разработчиком, который находится в нашем часовом поясе и готов решить проблемные вопросы в кратчайшие сроки, а не по установленному регламенту, где даже на рассмотрение простых вопросов отводится от 7 дней с момента подачи обращения.
4. Гибкая система интеграций, как прямых (Астерикс – Битрикс24 – Астерикс), так и опосредованных, через адаптированный сервис (WhatsApp Business API – Chat App – Битрикс24 – Chat App – WhatsApp Business API).
5. Постоянно совершенствуется базовый функционал Битрикс24, который с минимальными доработками можно интегрировать в наши процессы, что привлекает новых дилеров.
6. Возможность быстрой разработки и легкого внедрения в уже работающую систему новых функциональных сервисов, как с использованием стандартных инструментов Бирикс24, так и без них.
7. Облегченная модель локального администрирования собственными силами. Например, заведение новой организационной структуры больше не требует недельного непрерывного труда одного специалиста, достаточно двух часов рабочего времени.

Другие преимущества, которые отметили пользователи системы:

1. Удобный и понятный интерфейс, изначально построенный на русском языке.
2. Высокая производительность и скорость отклика программы в процессе ее использования.
3. Возможность использования простых и понятных сервисов, облегчающих работу и ускоряющих процесс обработки Лида. Например, звонок по нажатию на активную ссылку (Click2Call) из разных списков и карточек, прослушивание записи звонка, которая сохраняется моментально, с возможностью перемотки, кнопкой для выбора Квалификации и постановки Шаблонизированной задачи и т.п.
4. Интуитивно понятная система уведомлений и маркеров на просроченные объекты.
5. Возможность интегрировать и использовать дополнительные сервисы для контакта с заказчиком (WhatsApp, Telegram и т.п.)

Команда проекта:

Над проектом работали 3 аналитика, руководителя проекта, архитектор и 4 разработчика.

Планы на будущее

Мы планируем расширить функционал с помощью AI:

• Автоматически создавать выжимки из разговоров
• Определять во время разговора, в каком виде продукции заинтересован клиент

Также планируется реализация передачи заказов на замер/монтаж в Битрикс24 и разработка продвинутой системы отчётов.

Если вас заинтересовал данный проект, свяжитесь с нами через форму обратной связи на сайте, по телефону +7-499-500-45-29 или пишите на request@yolva-it.com. Команда специалистов «Ёлва» внимательно изучит ваш запрос и подберет оптимальное решение для вашего бизнеса.

#Битрикс24#Импортозамещение#Кейс