Подпишитесь, чтобы получать новые статьи
ПодписатьсяИнформация о заказчике
Один из крупнейших fashion-ретейлеров, представляющий известные бренды, каждый из которых имеет уникальную концепцию, четкое позиционирование, характерный ДНК и ярко выраженную целевую аудиторию. Сеть компании насчитывает более 800 магазинов.
Предпосылки проекта
В связи с большим количеством точек продаж (магазинов), в компании одной из насущных и важных потребностей стало автоматизация управления жизненным циклом процессов аренды. К ним относятся: пролонгация договоров аренды с возможностью фиксации и контроля условий, открытие, переезд и закрытие магазинов, а также процесс их реконцепции (ребрендинга).
Задачи и цели
Основной целью проекта стало упорядочение и автоматизация процессов управления магазинами на всех стадиях их жизненного цикла. В рамках проекта были разработаны и внедрены решения для:
- Продления договоров аренды;
- Получения скидок на аренду;
- Открытия новых магазинов;
- Переезда и закрытия магазинов;
- Реконцепта (ребрендинг) точек продаж.
Ход проекта
Проект предусматривал полную автоматизацию управления торговыми точками, начиная с их открытия и заканчивая закрытием и прекращением работы. Для достижения этой цели были выделены ключевые этапы:
- Этап анализа и проектирование: сбор требований, формирование технической документации проекта
- Автоматизация процесса пролонгации и управление скидками
- Автоматизация процесса открытия новых точек: от инициации до завершения
- Автоматизация процесса закрытия торговых точек
- Реализация отслеживаемого процесса ребрендинга магазинов
1. Этап анализа и проектирования
Ключевым этапом проекта стал сбор технических требований, анализ бизнес-процессов клиентов и формирование проектной документации.
1.1 Создание документа FIT-GAP
На данном этапе был проведен тщательный анализ требований заказчика с созданием документа FIT-GAP анализа. Этот документ помогает выявить, какие функции системы могут быть реализованы с помощью стандартных инструментов, а какие требуют доработки.
1.2 Подготовка функционального дизайна системы
После согласования FIT-GAP анализа с заказчиком был подготовлен функциональный дизайн, включающий пользовательские сценарии, интерфейсы, настройки портала и описание необходимых доработок. Результатом этого этапа стали документы, которые подробно описывают будущий проект и согласованы с заказчиком.
2. Процесс «Пролонгация / Скидка»
Создан автоматизированный инструмент для продления договоров, который упростил управление процессами пролонгации и скидок, а также повысил уровень контроля.
Теперь вся ключевая информация — скидки, сроки, комментарии менеджеров — хранится в одной системе с учетом данных о клиентах, что делает процесс более понятным и прозрачным.
Возможности инструмента:
- Автоматизация процесса пролонгации договоров.
- Учет всех пролонгаций.
- Контроль за процессом пролонгации.
- Фиксация ключевой информации (сроки, комментарии и т.д.) по пролонгациям.
- Анализ действующих и отсутствующих скидок по каждому магазину.
- Инициирование предоставления или продления скидки из системы.
- Контроль процесса предоставления и продления скидок.
- Фиксация информации по скидкам (сроки, комментарии и т.д.).
Решение: для реализации были создан реестр скидок и пролонгаций «Пролонгация / Скидка» на базе смарт-процессов Битрикс24, со своей статусной и объектной моделью – статусами и полями, а также вспомогательные реестры: «Договор», «Магазин» – тоже на базе смарт-процессов.

Была создана на базе бизнес-процессов и роботов Битрикс24 автоматизация ряда действий, таких как циклическое уведомление руководителю о необходимости пролонгации договоров для принятия управленческих решений, постановки задач, уведомлений для контроля. Эти инструменты используются для повышения эффективности работы сотрудников всех уровней.
Данный смарт-процесс был доработан для более наглядной визуализации Пролонгаций / Скидок, по которым истекает или уже истек срок выполнения задач на всех этапах процесса. В представлении канбан карточки элементов смарт-процесса в зависимости от приближения или наступления крайнего срока задачи каждого конкретного этапа окрашиваются в оранжевый или красный цвет соответственно.

3. Процесс «Открытие»
Открытие новой торговой точки — это многоэтапный процесс, требующий детальной проработки и слаженной координации. Успешное выполнение этой задачи не только привлекает новых клиентов, но и закладывает основу для дальнейшего роста сети.
Основные требования клиента к процессу открытия магазина включали:
- возможность анализа всех этапов открытия новых торговых точек;
- автоматическое инициирование процесса открытия магазина через систему;
- контроль над каждым этапом открытия магазина;
- фиксацию данных по каждому открытию (сроки, комментарии и другая информация).
Решение: для реализации этих задач был создан реестр открытий магазинов «Открытие» на базе смарт-процессов Битрикс24. В реестре предусмотрены статусная и объектная модели, включающие статусы, поля, бизнес-процессы и роботов для автоматизации определённых действий.
Создание нового магазина инициируется вручную в системе, после чего автоматически запускается бизнес-процесс, который формирует запись в реестре, обеспечивая полное сопровождение и контроль всех этапов открытия.
4. Процесс «Переезд»
Переезд торговых точек — процесс, который требует тщательного планирования и координации всех участников. Чтобы минимизировать риски и обеспечить плавный переход, наша команда разработала автоматизированную систему, которая позволяет контролировать каждый этап переезда и фиксировать все данные.
Основные возможности:
- Анализ процесса переезда магазина;
- Возможность инициации переезда магазина из системы;
- Контроль процесса переезда магазина;
- Фиксацию информации (сроки, комментарии и пр.) по переездам магазинов.
- Автоматическое проставление даты открытия и закрытия торговой точки
Решение: для реализации был создан реестр переездов «Переезд» на базе смарт-процессов Битрикс24, со своей статусной и объектной моделью – статусами и полями, бизнес-процессами и роботами для автоматизации ряда действий (постановки задач, уведомлений для контроля и т.п.). Процесс переезда создается через ручной запуск бизнес-процесса с заполнением нужных параметров из карточки Магазина.

5. Процесс «Закрытие»
Закрытие торговой точки является не менее затратным процессом для компании, чем ее открытие. Поэтому критически важно быстро и точно провести анализ и принять обоснованное решение. Наша команда автоматизировала процесс закрытия магазинов, что позволило значительно упростить и ускорить выполнение всех этапов. Мы разработали систему, которая помогает контролировать весь жизненный цикл закрытия торговых точек — от инициации до завершения.
Основные возможности:
- Анализ запланированных (заложенных в бюджет) и незапланированных закрытий магазинов.
- Автоматизированный процесс инициации закрытия магазина из системы.
- Контроль процесса закрытия магазина.
- Фиксация информации (сроки, комментарии и т. д.) по закрытиям магазинов в системе.
Решение: для реализации был создан реестр закрытий «Закрытие» на базе смарт-процессов Битрикс24. Он включает собственную статусную и объектную модель с соответствующими статусами, полями, бизнес-процессами и роботами для автоматизации ряда действий. Процесс закрытия инициируется вручную через запуск бизнес-процесса, при этом необходимые параметры заполняются из карточки магазина.
6. Процесс «Реконцепт»
Процесс реконцепта должен быть четко структурирован, чтобы минимизировать риски и затраты, а также обеспечить оперативное внедрение новых решений.
Требования заказчика к процессу реконцепта магазинов включали следующие аспекты:
- возможность анализа процесса реконцепта магазинов;
- возможность инициации реконцепта магазина из системы;
- контроль процесса реконцепта магазина;
- возможность фиксации информации (сроки, комментарии и пр.) по реконцептам магазинов.
Решение: для реализации был создан реестр реконцептов «Реконцепт» на базе смарт-процессов Битрикс24, со своей статусной и объектной моделью – статусами и полями, бизнес-процессами и роботами для автоматизации ряда действий (постановки задач, уведомлений для контроля и т.п.)
Дополнительные инструменты:
Привязка писем к элементам смарт-процесса
Для процессов «Пролонгация / Скидка», «Открытие», «Переезд», «Закрытие», «Реконцепт» был реализован функционал интеграции с электронной почтой и доработки по привязке писем с элементами справочников процессов, в ручном и автоматическом режиме. При отправке письма из элемента смарт-процесса и дальнейшем ответе на него, входящее письмо автоматически привязывается к карточке элемента и попадает в его таймлайн. Этой возможности нет в штатном инструментарии Битрикс24 для смарт-процессов, поэтому она была реализована с помощью разработки.
Также посредством разработки была реализована возможность привязать любые письма из почты к элементам смарт-процессов в ручном режиме – путем их отметки и выбора нужного элемента смарт-процесса по кнопке.

Технологический стек:
Проект был реализован на базе корпоративного портала Битрикс24 редакции Enterprise. Это мощное решение позволяет реализовать проекты различной степени сложности, в том числе, с применением разработки, для кастомизации под требования заказчика. Компания Ёлва имеет огромный опыт в настройке и разработке решений для платформы Битрикс24 и в рамках реализации данного проекта использовала его в полной мере.
Проектная команда
Проект был выполнен командой специалистов компании «Ёлва», в которую вошли:
- эксперты по Битрикс24;
- аналитики;
- системный архитектор;
- функциональный архитектор;
- разработчики.
В проекте также участвовали:
- представители бизнес-подразделений заказчика;
- сотрудники ИТ-отдела заказчика.
Совместная работа всех участников позволила адаптировать решения под уникальные бизнес-задачи компании.
Результат проекта
В результате проекта у заказчика появился набор инструментов для управления процессами открытия, закрытия, реконцепта, переезда магазинов, а также регулярных действий по продлению и улучшению условий договоров аренды. Это позволило:
- Централизовано управлять жизненным циклом торговых точек
- Снизить влияние человеческого фактора и риски ошибок
- Ускорить процессы за счет автоматизированных инструментов управления
Перспективы/Планы на будущее
После успешного внедрения системы автоматизации управления торговыми точками, у заказчика возникла потребность в дальнейшем развитии проекта.
В планах — автоматизация процессов в других подразделениях компании, что позволит повысить общую эффективность работы команды и улучшить координацию между отделами.
Если вас заинтересовал данный проект, свяжитесь с нами через форму обратной связи на сайте, по телефону +7-499-500-45-29 или пишите на request@yolva-it.com. Команда специалистов «Ёлва» внимательно изучит ваш запрос и подберет оптимальное решение для вашего бизнеса.
Добавить комментарий