Проектный опыт: автоматизация управления торговыми точками крупнейшего fashion-ретейлера

Команда Ёлва

Подпишитесь, чтобы получать новые статьи

Подписаться

Информация о заказчике

Один из крупнейших fashion-ретейлеров, представляющий известные бренды, каждый из которых имеет уникальную концепцию, четкое позиционирование, характерный ДНК и ярко выраженную целевую аудиторию. Сеть компании насчитывает более 800 магазинов.

Предпосылки проекта

В связи с большим количеством точек продаж (магазинов), в компании одной из насущных и важных потребностей стало автоматизация управления жизненным циклом процессов аренды. К ним относятся: пролонгация договоров аренды с возможностью фиксации и контроля условий, открытие, переезд и закрытие магазинов, а также процесс их реконцепции (ребрендинга).

Задачи и цели

Основной целью проекта стало упорядочение и автоматизация процессов управления магазинами на всех стадиях их жизненного цикла. В рамках проекта были разработаны и внедрены решения для:

  • Продления договоров аренды;
  • Получения скидок на аренду;
  • Открытия новых магазинов;
  • Переезда и закрытия магазинов;
  • Реконцепта (ребрендинг) точек продаж.

Ход проекта

Проект предусматривал полную автоматизацию управления торговыми точками, начиная с их открытия и заканчивая закрытием и прекращением работы. Для достижения этой цели были выделены ключевые этапы:

  • Этап анализа и проектирование: сбор требований, формирование технической документации проекта
  • Автоматизация процесса пролонгации и управление скидками
  • Автоматизация процесса открытия новых точек: от инициации до завершения
  • Автоматизация процесса закрытия торговых точек
  • Реализация отслеживаемого процесса ребрендинга магазинов

1. Этап анализа и проектирования

Ключевым этапом проекта стал сбор технических требований, анализ бизнес-процессов клиентов и формирование проектной документации.

1.1 Создание документа FIT-GAP

На данном этапе был проведен тщательный анализ требований заказчика с созданием документа FIT-GAP анализа. Этот документ помогает выявить, какие функции системы могут быть реализованы с помощью стандартных инструментов, а какие требуют доработки.

1.2 Подготовка функционального дизайна системы

После согласования FIT-GAP анализа с заказчиком был подготовлен функциональный дизайн, включающий пользовательские сценарии, интерфейсы, настройки портала и описание необходимых доработок. Результатом этого этапа стали документы, которые подробно описывают будущий проект и согласованы с заказчиком.

2. Процесс «Пролонгация / Скидка»

Создан автоматизированный инструмент для продления договоров, который упростил управление процессами пролонгации и скидок, а также повысил уровень контроля.

Теперь вся ключевая информация — скидки, сроки, комментарии менеджеров — хранится в одной системе с учетом данных о клиентах, что делает процесс более понятным и прозрачным.

Возможности инструмента:

  • Автоматизация процесса пролонгации договоров.
  • Учет всех пролонгаций.
  • Контроль за процессом пролонгации.
  • Фиксация ключевой информации (сроки, комментарии и т.д.) по пролонгациям.
  • Анализ действующих и отсутствующих скидок по каждому магазину.
  • Инициирование предоставления или продления скидки из системы.
  • Контроль процесса предоставления и продления скидок.
  • Фиксация информации по скидкам (сроки, комментарии и т.д.).

Решение: для реализации были создан реестр скидок и пролонгаций «Пролонгация / Скидка» на базе смарт-процессов Битрикс24, со своей статусной и объектной моделью – статусами и полями, а также вспомогательные реестры: «Договор», «Магазин» – тоже на базе смарт-процессов.

База данных в Битрикс24
База данных в Битрикс24

Была создана на базе бизнес-процессов и роботов Битрикс24 автоматизация ряда действий, таких как циклическое уведомление руководителю о необходимости пролонгации договоров для принятия управленческих решений, постановки задач, уведомлений для контроля. Эти инструменты используются для повышения эффективности работы сотрудников всех уровней.

Данный смарт-процесс был доработан для более наглядной визуализации Пролонгаций / Скидок, по которым истекает или уже истек срок выполнения задач на всех этапах процесса. В представлении канбан карточки элементов смарт-процесса в зависимости от приближения или наступления крайнего срока задачи каждого конкретного этапа окрашиваются в оранжевый или красный цвет соответственно.

Выделение задач по срокам
Выделение задач по срокам

3. Процесс «Открытие»

Открытие новой торговой точки — это многоэтапный процесс, требующий детальной проработки и слаженной координации. Успешное выполнение этой задачи не только привлекает новых клиентов, но и закладывает основу для дальнейшего роста сети.

Основные требования клиента к процессу открытия магазина включали:

  • возможность анализа всех этапов открытия новых торговых точек;
  • автоматическое инициирование процесса открытия магазина через систему;
  • контроль над каждым этапом открытия магазина;
  • фиксацию данных по каждому открытию (сроки, комментарии и другая информация).

Решение: для реализации этих задач был создан реестр открытий магазинов «Открытие» на базе смарт-процессов Битрикс24. В реестре предусмотрены статусная и объектная модели, включающие статусы, поля, бизнес-процессы и роботов для автоматизации определённых действий.

Создание нового магазина инициируется вручную в системе, после чего автоматически запускается бизнес-процесс, который формирует запись в реестре, обеспечивая полное сопровождение и контроль всех этапов открытия.

4. Процесс «Переезд»

Переезд торговых точек — процесс, который требует тщательного планирования и координации всех участников. Чтобы минимизировать риски и обеспечить плавный переход, наша команда разработала автоматизированную систему, которая позволяет контролировать каждый этап переезда и фиксировать все данные.

Основные возможности:

  • Анализ процесса переезда магазина;
  • Возможность инициации переезда магазина из системы;
  • Контроль процесса переезда магазина;
  • Фиксацию информации (сроки, комментарии и пр.) по переездам магазинов.
  • Автоматическое проставление даты открытия и закрытия торговой точки

Решение: для реализации был создан реестр переездов «Переезд» на базе смарт-процессов Битрикс24, со своей статусной и объектной моделью – статусами и полями, бизнес-процессами и роботами для автоматизации ряда действий (постановки задач, уведомлений для контроля и т.п.). Процесс переезда создается через ручной запуск бизнес-процесса с заполнением нужных параметров из карточки Магазина.

Смарт-процесс "Переезд" в Битрикс24
Смарт-процесс «Переезд» в Битрикс24

5. Процесс «Закрытие»

Закрытие торговой точки является не менее затратным процессом для компании, чем ее открытие. Поэтому критически важно быстро и точно провести анализ и принять обоснованное решение. Наша команда автоматизировала процесс закрытия магазинов, что позволило значительно упростить и ускорить выполнение всех этапов. Мы разработали систему, которая помогает контролировать весь жизненный цикл закрытия торговых точек — от инициации до завершения.

Основные возможности:

  • Анализ запланированных (заложенных в бюджет) и незапланированных закрытий магазинов.
  • Автоматизированный процесс инициации закрытия магазина из системы.
  • Контроль процесса закрытия магазина.
  • Фиксация информации (сроки, комментарии и т. д.) по закрытиям магазинов в системе.

Решение: для реализации был создан реестр закрытий «Закрытие» на базе смарт-процессов Битрикс24. Он включает собственную статусную и объектную модель с соответствующими статусами, полями, бизнес-процессами и роботами для автоматизации ряда действий. Процесс закрытия инициируется вручную через запуск бизнес-процесса, при этом необходимые параметры заполняются из карточки магазина.

6. Процесс «Реконцепт»

Процесс реконцепта должен быть четко структурирован, чтобы минимизировать риски и затраты, а также обеспечить оперативное внедрение новых решений.

Требования заказчика к процессу реконцепта магазинов включали следующие аспекты:

  • возможность анализа процесса реконцепта магазинов;
  • возможность инициации реконцепта магазина из системы;
  • контроль процесса реконцепта магазина;
  • возможность фиксации информации (сроки, комментарии и пр.) по реконцептам магазинов.

Решение: для реализации был создан реестр реконцептов «Реконцепт» на базе смарт-процессов Битрикс24, со своей статусной и объектной моделью – статусами и полями, бизнес-процессами и роботами для автоматизации ряда действий (постановки задач, уведомлений для контроля и т.п.)

Дополнительные инструменты:

Привязка писем к элементам смарт-процесса

Для процессов «Пролонгация / Скидка», «Открытие», «Переезд», «Закрытие», «Реконцепт» был реализован функционал интеграции с электронной почтой и доработки по привязке писем с элементами справочников процессов, в ручном и автоматическом режиме. При отправке письма из элемента смарт-процесса и дальнейшем ответе на него, входящее письмо автоматически привязывается к карточке элемента и попадает в его таймлайн. Этой возможности нет в штатном инструментарии Битрикс24 для смарт-процессов, поэтому она была реализована с помощью разработки.

Также посредством разработки была реализована возможность привязать любые письма из почты к элементам смарт-процессов в ручном режиме – путем их отметки и выбора нужного элемента смарт-процесса по кнопке.

Привязка писем к элементам смарт-процесса
Привязка писем к элементам смарт-процесса

Технологический стек:

Проект был реализован на базе корпоративного портала Битрикс24 редакции Enterprise. Это мощное решение позволяет реализовать проекты различной степени сложности, в том числе, с применением разработки, для кастомизации под требования заказчика. Компания Ёлва имеет огромный опыт в настройке и разработке решений для платформы Битрикс24 и в рамках реализации данного проекта использовала его в полной мере.

Проектная команда

Проект был выполнен командой специалистов компании «Ёлва», в которую вошли:

  • эксперты по Битрикс24;
  • аналитики;
  • системный архитектор;
  • функциональный архитектор;
  • разработчики.

В проекте также участвовали:

  • представители бизнес-подразделений заказчика;
  • сотрудники ИТ-отдела заказчика.

Совместная работа всех участников позволила адаптировать решения под уникальные бизнес-задачи компании.

Результат проекта

В результате проекта у заказчика появился набор инструментов для управления процессами открытия, закрытия, реконцепта, переезда магазинов, а также регулярных действий по продлению и улучшению условий договоров аренды. Это позволило:

  1. Централизовано управлять жизненным циклом торговых точек
  2. Снизить влияние человеческого фактора и риски ошибок
  3. Ускорить процессы за счет автоматизированных инструментов управления

Перспективы/Планы на будущее

После успешного внедрения системы автоматизации управления торговыми точками, у заказчика возникла потребность в дальнейшем развитии проекта.

В планах — автоматизация процессов в других подразделениях компании, что позволит повысить общую эффективность работы команды и улучшить координацию между отделами.

Если вас заинтересовал данный проект, свяжитесь с нами через форму обратной связи на сайте, по телефону +7-499-500-45-29 или пишите на request@yolva-it.com. Команда специалистов «Ёлва» внимательно изучит ваш запрос и подберет оптимальное решение для вашего бизнеса.

#B2B#Битрикс24#Кейс

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *