Миграция с Microsoft Dynamics 365 на Битрикс24 для Российско-Германской Внешнеторговой палаты (ВТП)

Высокая стоимость и закрытость системы:

Microsoft Dynamics 365 требовала значительных бюджетов на лицензии и поддержку, а также была сложна в самостоятельной доработке. Любые изменения требовали привлечения дорогостоящих подрядчиков, что тормозило развитие и адаптацию к новым задачам.

Риск потери уникальных бизнес-процессов при переезде:

В старой системе были автоматизированы сложные сценарии:

· Расчет членских взносов в зависимости от категории компании и даты вступления.

· Процессы согласования договоров и участия в тендерах.

· Управление мероприятиями и заявками участников.

Простой перенос данных уничтожил бы эти наработки, отбросив компанию на годы назад.

Хаос при проведении мероприятий:

Регистрация участников, проверка списков, печать бейджей — всё это требовало огромных ручных усилий, приводило к ошибкам и очередям. Не было единого инструмента для управления заявками, коммуникацией и аналитикой мероприятий.

Неэффективная работа с контрагентами и документами:

Отсутствовала прозрачная связь между контрагентом, его участием в тендерах, заключенными договорами и историей взаимоотношений. Массовые рассылки (например, счетов или напоминаний) производились вручную, что отнимало массу времени у менеджеров и бухгалтеров.

Переосмысление и Автоматизация процессов в Битрикс24

Мы не просто перенесли данные, а провели глубокий анализ, задокументировали все требования в подробном Функциональном дизайне и пересобрали бизнес-процессы на новой платформе, сделав их еще более эффективными. Проект был реализован всего за 5 месяцев.

Вот как мы решили ключевые боли клиента:

1. Сделали единую и прозрачную структуру данных.

Проблема: Данные о компаниях, контактах, договорах и тендерах жили разрозненно, их взаимосвязи были неочевидны. Информация дублировалась и терялась.

Решение: Мы создали структурированную объектную модель, где каждый элемент находится на своем месте и жестко связан с другими.

Компании: Карточка компании стала центром управления. В ней теперь есть поля для немецких и русских названий, категорий членства, реквизитов, адресов (с привязкой к новым справочникам стран, регионов, городов) и блок по работе с задолженностью.

Контакты: Карточка контакта синхронизируется с данными компании, автоматически подтягивает статус члена палаты. Мы реализовали автозаполнение обращений (Пол — Кому/Обращение) и агенты для подсчета активности (сколько мероприятий посетил контакт).

Справочники: Созданы единые справочники (страны, регионы, отрасли, типы мероприятий), исключающие ручной ввод и ошибки.

2. Превращение хаоса мероприятий в стройную систему: Это был один из самых сложных и важных блоков, который мы полностью автоматизировали.

Проблема: Менеджеры тонули в заявках, на входе участников встречали очереди, а данные терялись.

Решение:Автоматическая регистрация: При создании мероприятия система сама генерирует CRM-форму. Участник заполняет её на сайте — в Битрикс24 автоматически создается «Заявка на участие».

Умная обработка заявок: Система ищет контакт по email в базе. Если находит — привязывает к заявке и подтягивает все данные. Если нет — отправляет уведомление менеджеру, чтобы тот создал новый контакт в один клик.

Мгновенное подтверждение и печать бейджей: При подтверждении заявки менеджером, система отправляет участнику письмо с уникальным QR-кодом и, при необходимости, автоматически отправляет команду на печать бейджа на принтеры Zebra.

Вход за 5 секунд: Мы разработали специальную вкладку «Сканирование QR» в карточке мероприятия. Сотрудник наводит камеру ноутбука на QR-код участника — система мгновенно проверяет его по базе, отмечает участие и показывает результат (успех / уже был / не найден). Никаких бумажных списков.

3. Финансы и документооборот:

от рутины к автоматизму Проблема: Массовая рассылка счетов на членские взносы требовала от бухгалтера дней ручной работы. Процесс согласования договоров был непрозрачным и долгим.

Решение:

Массовая рассылка счетов: В списке компаний появилась кнопка «Рассылка счетов».

Менеджер выбирает компании-члены палаты, система сама:

· Проверяет заполненность всех необходимых реквизитов.

· Заполняет шаблон счета (на русском или немецком языке).

· Генерирует PDF с подписью и Word-файл без подписи.

· Сохраняет их в папку компании на общем диске.

· Отправляет письма с PDF на email гендиректора, контактного лица и КАМа.

Умные договоры: Реализован автоматический нумератор договоров. При создании договора автоматически рассчитываются суммы с НДС и в валюте, а также подтягивается вся история участия контрагента в тендерах прямо в карточку договора. Настроен четкий процесс согласования, который автоматически назначает ответственных (юристов, бухгалтеров) в зависимости от юрлица и суммы договора.

Результаты для бизнеса: Снижение стоимости владения: Переход на открытую и более дешевую платформу Битрикс24.

Сохранение и улучшение процессов: Более 200 бизнес-правил не просто перенесены, а стали работать быстрее и удобнее.

Экономия тысяч человеко-часов: Массовые рассылки и ручная проверка данных ушли в прошлое.

Повышение качества мероприятий: Скорость регистрации выросла в разы, исключены ошибки, создан положительный имидж технически-продвинутой организации.

Полная прозрачность: Теперь в карточке любой компании видна вся история: членство, задолженность, участие в тендерах, договоры и посещенные мероприятия.