Подпишитесь, чтобы получать новые статьи
ПодписатьсяВпервые о Microsoft Power Automate, решении для автоматизации рутинных процессов, мы рассказали читателям блога в 2020 году. С тех пор данный продукт получил множество обновлений, и его функционал значительно расширился. В этой статье мы расскажем о новых возможностях Power Automate и продемонстрируем, как с его помощью эффективно решать задачу создания динамических цепочек согласования в Microsoft Dynamics 365 CRM.
Актуальность для бизнеса
Процессы согласований в том или ином виде есть в каждой крупной компании без исключения. Это могут быть, например, согласования отпусков, коммерческих предложений, договоров и даже рекламных материалов. Чем больше компания, тем сложнее процессы. Наша команда с задачей автоматизации цепочки согласований сталкивается практически на каждом клиентском проекте.
Для того чтобы понять, как наиболее эффективно решить данный запрос, нужно в первую очередь разобрать на составные части сам процесс согласования.
Рассмотрим кейс компании с низким уровнем зрелости бизнес-процессов. Такая компания использует минимум учётных систем, а программные средства автоматизации вовсе отсутствуют. Допустим, сотрудник организации хочет забронировать отпуск на конкретные даты. Для этого необходимо пройти по большой цепочке согласований: уведомить руководителя отдела и отправить заявление на отпуск в HR-отдел. В данной компании руководитель HR-отдела собирает все заявления и раз в месяц относит на подпись генеральному директору. За пару недель до начала согласованного отпуска HR-менеджер уведомит сотрудника и его непосредственного руководителя, чтобы они успели провести передачу дел другому сотруднику.
Для данного процесса характерны бумажный документооборот, затянутые сроки и риски, связанные с потерей заявления на том или ином этапе согласования.
Как решить задачу?
Итак, основная задача — переложить данный процесс в CRM, обеспечив высокую степень автоматизации.
Современная CRM-система — это не просто помощник менеджера по продажам. Microsoft Dynamics 365 CRM отлично подходит для разнообразных модификаций, а инструмент Power Automate позволяет выполнять эти модификации без помощи программиста.
Для решения задачи нужно на первом этапе обеспечить сотрудникам компании возможность самостоятельно завести в системе заявку на отпуск. Для этого не подойдут уже имеющиеся в CRM сущности: сделка, контакт, контрагент. Поэтому создаём новую сущность – «Заявка» и назначаем пользователям права доступа с помощью настроек ролевой модели. Затем заполняем новую сущность необходимыми полями: даты начала и окончания отпуска, комментарий и т.д.
Также для корректной работы нам потребуется ещё одна сущность «Согласование» с полями «Результат» и «Комментарий», которую нужно связать с сущностью «Заявка». Объясним далее, зачем нужна эта сущность.
Следующий этап — настройка потоков в Power Automate.
Настройка потоков в Power Automate
Первым шагом данного этапа организуем проверку на наличие в базе данных заявок на те же даты. Триггером этого потока выберем создание новой записи сущности «Заявка». При срабатывании триггера получаем из БД полный список заявок сотрудников из одного отдела на этот год. Затем перебором сравниваем поля с датами у полученных записей и исходной. Если находим совпадение, то исходную запись удаляем, а пользователю отправляем уведомление на email. Это простой шаг позволяет совершить встроенный коннектор Power Automate и Outlook.
Следующий шаг — заложить основную логику цепочки согласования. Обязательно нужно учитывать, что для разных отделов компании могут быть разные цепочки согласований, и нам необходимо предусмотреть все варианты. Для решения этой задачи мы рекомендуем завести отдельный справочник подразделений и распределить пользователей между ними.
Основной поток Power Automate будем запускать из потока, фильтрующего заявки по датам. Такой шаг необходим для того, чтобы не допускать холостых запусков и нецелевого использования вычислительных мощностей. Для заявки, прошедшей проверку по дате, нужно по ответственному (создатель заявки) определить целевое подразделение и создать новую запись сущности «Согласование», которую нужно связать с исходной заявкой, а ответственным назначить руководителя подразделения. Финальный штрих — добавить уведомление на email руководителю о новом согласовании.
Следующий поток настраиваем для руководителя HR-отдела. Триггером для его запуска станет изменение значения в поле «Результат» записи сущности «Согласование» на «Да». При срабатывании триггера копируем запись сущности «Согласование» с той лишь разницей, что ответственным за эту запись делаем руководителя HR-отдела. И, конечно, не забываем про email-уведомление.
Теперь о генеральном директоре. Напомним, что в компании из кейса выше, директор согласовывает заявления раз в месяц. Следовательно, необходимо ему обеспечить беспрепятственный доступ к согласованным заявкам в CRM. А для того, чтобы директор не забыл, нужно создать и настроить облачный поток по расписанию, который будет раз в месяц отправлять ему письмо на электронный ящик. При желании можно до отправки письма собрать данные по заявкам с помощью математических/логических операций и переменных и дополнить письмо статистикой.
Осталось сделать последние штрихи: добавить список связанных согласований на заявку, настроить экранные формы и представления.
По результату проекта компания получает цельный автоматизированный процесс согласования отпусков. Теперь цепочка выглядит следующим образом:
- Сотрудник заводит в CRM заявку на отпуск;
- CRM проверяет возможность создания заявки на выбранные даты;
- Руководителю приходит уведомление о заявке своего сотрудника;
- Руководитель согласует заявку;
- Руководителю HR-отдела приходит уведомление о новой заявке;
- Руководитель HR-отдела согласует заявку;
- Директор централизованно согласует все заявки.
Автоматизировать рутинные процессы и значительно упростить жизнь сотрудников компании можно с помощью инструмента Microsoft Power Automate. Если вам нужно настроить динамические цепочки согласования или решить другие вопросы по оптимизации бизнес-процессов, вы всегда можете обратиться к команде экспертов «Ёлва». Мы предоставим бесплатную демонстрацию решения в разрезе вашей отрасли и специфики компании. Отправляйте запрос на почту: request@yolva-it.ru
Добавить комментарий