Microsoft Flow: что это и зачем?

Для пользователей Office 365 в 2016 году был официально запущен открытый бета-тест нового в то время продукта от компании Microsoft «Microsoft Flow». В данной статье мы попробуем поближе познакомиться с сервисом, который призван автоматизировать наши рутинные задачи и облегчить жизнь и работу сотрудников компании.

Microsoft Flow – облачный сервис от компании Microsoft, который позволяет автоматизировать рабочие процессы между приложениями, службами и online-сервисами. Эти процессы можно использовать для сбора данных, синхронизации файлов, получения уведомлений и других целей.

На данный момент реализована поддержка более 200 различных сторонних сервисов и служб таких гигантов как Google, Dropbox, Slack, WordPress, а также различных социальных сервисов: Blogger, Instagram, Twitter, Youtube, Facebook, Vimeo и тд. Конечно же, помимо этого доступна простая интеграция с приложениями Office 365.

Для упрощения использования MS Flow компания Microsoft предоставила нам большое число стандартных шаблонов для различных приложений и событий, которые мы можем использовать, просто заполнив набор необходимых параметров. Также пользователи могут сами создавать шаблоны в конструкторе и публиковать их для использования другими пользователями.

Рассмотрим примеры популярных сценариев:

•  Контроль данных в электронной почте.

Мы можем собирать письма по определенным критериям (тема, отправитель и тд), статистику по этим письмам, например, в Excel на OneDrive для дальнейшего анализа с помощью средств MS Office.

•  Сбор и контроль данных из социальных сетей.

Можно отслеживать посты в социальных сетях Facebook, Twitter, Instagram по ключевым словам (например, упоминание компании/продукта). Затем настроить получение уведомлений по таким событиям, собирать данные и мнения людей для дальнейшего анализа.

•  Синхронизация данных.

С помощью MS Flow мы можем настроить синхронизацию данных между файловыми хранилищами OneDrive, Dropbox, GoogleDrive и тд. Например, собирать все актуальные версии файлов с серверов заказчика у себя в OneDrive и не думать о проблемах с версионностью.

Теперь давайте рассмотрим подробнее несколько простых сценариев, демонстрирующих нам, что для использования «Microsoft Flow» не нужно быть разработчиком или ИТ-специалистом, достаточно всего лишь иметь учетную запись Microsoft Office 365.

К примеру, мы хотим отслеживать твиты, в которых упоминается название нашего продукта или компании, и создавать в Dynamics CRM Интерес (Лид) для автора твита. Для этих целей есть уже готовый шаблон, поэтому нам не придется тратить время на дополнительные настройки или создание с нуля.

1. Переходим на http://flow.microsoft.com/, заходим под своей учетной записью Office 365 и находим подходящий для наших целей шаблон.

1. Для нашей задачи нам также необходимо авторизоваться в Twitter и выбрать организацию, для которой будет создаваться Интерес. После авторизации нажимаем Continue.

1. Настраиваем основные параметры по шагам. Очень удобно, что на любом шаге мы можем добавить действие или дополнительное условие для проверки, что позволяет нам фильтровать результаты и выполнять различные действия зависимости от этого. Весь процесс настройки сводится к принципу логического построения шаблона “Если ХХХ, тогда YYY”.

1. После выполнения требуемых настроек необходимо сохранить процесс. Далее в разделе My Flows можно увидеть созданный процесс, отключить и/или отредактировать его.
2. Теперь опубликуем твит, содержащий заданное ключевое слово. Спустя время мы видим, что в Dynamics CRM создался Интерес для пользователя, который опубликовал твит с ключевым словом.

Как видно, конструктор на основе шаблонов предлагает очень обширные и гибкие возможности для бизнеса, но что делать если для бизнес-целей нет подходящего шаблона?

Для этого используется система триггеров (прим.: триггер – событие, при наступлении которого начнется выполнение процесса). Продемонстрируем на простом примере: мы хотим получать сообщения на почту при создании интереса в Microsoft Dynamics 365 (CRM).

1. Открываем сайт http://flow.microsoft.com/, находим сервис Dynamics 365 .

2. Для данного сервиса предусмотрено несколько триггеров, которые могут срабатывать на создание, обновление, удаление записи. Выбираем триггер создания записи “When a record is created”, затем выбираем организацию, для которой создается процесс, название сущности (объекта системы), на создание которой будет реагировать наш триггер и нажимаем “+ New step”.

3. Как видно, конструктор предлагает нам много возможностей для тонкой настройки процесса, добавления дополнительных условий и действий.

В данном случае мы добавим действие “Add an action”. У нас на выбор есть огромное количество всевозможных видов действий: отправка sms, выполнение запроса к SQL-серверу, сбор данных и запись в файл, получение информации о погоде, создание поста в соц. сетях, работа с календарем, контактами и тд.

Сейчас выберем действие “Send an email” для решения нашей тривиальной задачи.

4. Заполним обязательные параметры. При необходимости список параметров можно развернуть для более тонкой настройки почтового сообщения. Обратим внимание на такую прекрасную вещь, как динамический контент. Мы можем вытащить данные из полей создаваемой записи и использовать в нашем почтовом сообщении. Например, возьмем поле “Имя” и добавим его в тело сообщения, после обработки сообщения на этом месте выведется Имя Интереса из системы.

Как мы видим сервис предлагает нам множество возможностей и большинство из них доступно бесплатно. Есть также возможность приобрести премиум аккаунт, который добавляет возможность работать с дополнительными сервисами. Однако в большинстве случаев бесплатного аккаунта достаточно для решения большинства рутинных задач и сокращения трудозатрат сотрудников на подобные задачи.

В данной статье мы рассмотрели только малую часть потенциала, скрываемого под названием «Microsoft Flow», и надеюсь у вас появилось желание попробовать данный сервис в своих повседневных бизнес-задачах, ведь как гласит лозунг этого сервиса «Work less, do more»!