Проектный опыт «Ёлва»: Развитие проекта Microsoft Dynamics 365 для компании-разработчика ПО и микроэлектроники

Информация о заказчике

Заказчик является разработчиком программного обеспечения и микроэлектроники.

Предпосылки проекта

Для оптимизации взаимодействия заказчика с клиентами по удобным для них каналам в компании используется CRM-система Microsoft Dynamics 365. Но некоторые процессы, такие как выставление коммерческих предложений, расчет бонусов для продавцов, а также согласование и контроль над ходом маркетинговых кампаний, в компании вели вне CRM, что было неудобно и приводило к увеличению трудозатрат, а также рисков возникновения ошибки. Для более эффективной работы в компании приняли решение о развитии CRM-системы под актуальные потребности бизнеса.

В рамках проекта были выполнены следующие задачи

1. Автоматизация в рамках CRM процесса подготовки коммерческих предложений.
2. Автоматизация процесса согласования и проведения маркетинговых кампаний.
3. Автоматизация процесса расчёта бонусов для менеджеров.

Ход проекта

1. Автоматизация подготовки коммерческих предложений

В соответствии с запросом клиентов компании сотрудники составляют Коммерческое предложение (КП). При его реализации необходимо учесть статус клиента, его тип, в соответствии с которым применяется скидка.

Для составления КП сотрудники компании использовали спецификатор на базе Excel. Данный файл вмещал большой объем информации: формы, справочник расчета скидки, листы с продуктами. Поскольку сотрудники формировали КП для клиентов вручную, в итоговых файлах могли возникать ошибки.

Для автоматизации этого процесса в рамках CRM перед проектной командой стояла задача создания механизма автоматического формирования набора продуктов в соответствии с введенными характеристиками запроса от клиента.

Специалисты «Ёлва» реализовали кастомизацию сущностей в рамках CRM-системы. В результате чего у пользователей появилась возможность добавлять одну или несколько Спецификаций в Коммерческое предложение, а также формировать наборы спецификаций.

Кроме этого, в рамках проекта был разработан механизм формирования списка продуктов для клиентов. Теперь по клику на соответствующую кнопку данный список формируется автоматически, а продукты добавляются в КП по артикулу. В КП также учтены статусы клиентов и их типы, и в соответствии с ними применяются скидки и специальные условия. Коммерческое предложение можно выгрузить из системы и отправить в форматах XLS и PDF в соответствии с разработанным шаблоном.

Результат проделанной работы для бизнес-пользователей выражается в автоматизации ручных процессов и исключении риска ошибок при формировании коммерческого предложения.

2. Автоматизация процесса согласования и проведения маркетинговых кампаний

По завершению первого этапа проекта, специалисты «Ёлва» приступили ко второму – автоматизация в рамках CRM-системы процесса согласования и проведения маркетинговых кампаний.

Для привлечения новых покупателей заказчик проводит множество маркетинговых кампаний, таких как конференции, вебинары, рассылки. У компании возник запрос на автоматизацию согласования мероприятий, а также контроля над ходом их проведения.

Проектной командой была выполнена кастомизация маркетинговых активностей, а также бизнес-процесса кампании, который работает следующим образом:

1. Маркетолог заполняет всю основную информацию по предстоящей маркетинговой активности в форме в CRM-системе, после чего он может сразу отправить ее на согласование.
2. Согласующие могут одобрить, отклонить или отправить на доработку данную маркетинговую кампанию.
3. После согласования начинается этап подготовки, на котором ставятся основные задачи ответственным участникам: подготовить презентацию, собрать информацию для рассылки, создать маркетинговые списки и др.
4. По завершению предыдущего этапа, кампания стартует в назначенную дату. Её статус также меняется.
5. По окончанию кампании, всем участникам автоматически приходит сообщение с просьбой заполнить анкету по прошедшему мероприятию, после чего кампания закрывается.

В зависимости от типа мероприятия меняются согласующие, постановка задач, вопросы в анкете и другое.

В результате, благодаря автоматизированному процессу работы с маркетинговыми кампаниями, маркетинговой команде удалось значительно сократить время на реализацию мероприятий, а также повысить их качество.

3. Автоматизация расчёта бонусов для менеджеров

За каждую успешную продажу менеджеры получают бонусное вознаграждение. Для расчёта бонуса необходимо учесть множество параметров и дополнительных коэффициентов. Данный бизнес-процесс также нуждался в автоматизации и упрощении.

Для решения данной задачи в рамках CRM были учтены несколько параметров: роль менеджера, роли других участников сделки, тип товара или услуги, а также продан ли товар за полную стоимость или со скидкой. При расчёте бонусов в системе была реализована возможность за каждую категорию товара применять свой коэффициент, при этом данные коэффициенты могут быть установлены для каждого менеджера индивидуально.

После реализации этой задачи в CRM появилась возможность рассчитывать бонусы как за прошедший период, так и за текущий.

Для соблюдения конфиденциальности была реализована гибкая настройка прав доступа к данному функционалу, так что каждый менеджер может просматривать расчет только своих бонусов. При этом руководители могут получить сводные данные по любому из менеджеров и экспортировать их в Excel для составления наглядных диаграмм.

Результаты проекта

Развитие проекта Microsoft Dynamics 365/CRM позволило заказчику сократить трудозатраты и повысить эффективность работы команд Sales & Marketing, а кроме того получить инструмент для аналитики продаж различных категорий товаров и услуг и результативности сотрудников.

#Microsoft Dynamics CRM#Кейс