Внедрение Битрикс24 в Энергетической компании

Руководством Заказчика рассматривались и другие системы, однако по итогам проведенных демонстраций и обсуждений было выявлено, что именно Битрикс24 полностью покрывает заявленные Заказчиком функциональные требования.

Во-первых, система достаточно легко разворачивается и не требует дополнительной настройки для начала работы с ней. Тем самым позволяет продумать и впоследствии реализовать дополнительную функциональность без излишних затрат.

Во-вторых, Битрикс24 полностью удовлетворяет основным требованиям по ведению проектной деятельности в рамках системы, а также внутренним коммуникациям с коллегами:

Помимо этого, Битрикс24 предоставляет возможность внешней коммуникации с клиентами, а также выполняет роль хранилища всей проектной документации, что было важно для заказчика.

В-третьих, потенциал системы к настройкам с использованием штатных инструментов самой системы позволяет продумать и впоследствии реализовать дополнительную, удобную конечным пользователям системы функциональность.

1.Подготовка демонстрационного стенда Битрикс24

• • Настройка системы стандартными инструментами под процессы Заказчика (для демонстрации)

На основе стандартных сущностей системы: смарт-процессы, группы, задачи, бизнес-процессы — были реализованы карточки проектов с автоматическим переходом по стадиям в зависимости от выполненных задач на других стадиях проекта.

Автоматическое создание задач позволило ускорить процесс постановки ряда типовых задач, а также исключить возможные ошибки, связанные с человеческим фактором (например, опечатки в задачах по невнимательности и т.п.).

Также в рамках проектов реализовано внутреннее файловое хранилище для удобного взаимодействия с проектными файлами (поиск, добавление, изменение, удаление).

• • Проведение демонстрации выполненных настроек на демонстрационном стенде для рабочей группы Заказчика

Был проведен ряд встреч с рабочей группой (а также с руководством) Заказчика по демонстрации возможностей системы на примере подготовленного демонстрационного стенда, где за основу выполненных настроек были взяты реальные требования к системе от Заказчика. По итогам проведенных встреч был определен дальнейший вектор внедрения системы.

2. Проведение FitGap-анализа, детальный анализ требований Заказчика

• • Предпроектное обследование (ППО)

В рамках намеченного вектора по внедрению системы была проведена дополнительная встреча с рабочей группой Заказчика, зафиксирован приоритетный перечень функциональных требований к системе, на основании которого составлен документ “FitGap-анализ”.

Документ описывает предполагаемый способ фактической реализации всех функциональных требований к системе. Также документ содержит описание ограничений в рамках предполагаемых способов реализации (настройки и/или разработки). Все настройки, выполняемые штатными инструментами системы, четко разграничены с доработкой системы для понимания и определения реализации задач, по которым недостаточно типового/стандартного функционала системы.

По проведенному предпроектному обследованию предполагается дальнейшее развитие системы (дополнительная настройка/разработка).

3. Разворот (установка) коробочного портала Битрикс24, обучение рабочей группы Заказчика базовым возможностям

• • Установка портала Битрикс24

Произведена установка и базовая настройки системы, необходимая для возможности взаимодействия с ее стандартными разделами на уровне пользователя (переписки с коллегами, работа с задачами, планирование встреч, хранение файлов и т.д.).

• • Обучение базовым возможностям

Обучение проводилось в два этапа — первый этап включал в себя работу с базовым интерфейсом: виды коммуникации внутри системы, работа с календарем, диском, рабочими группами, а также управление задачами и проектами, их постановка и отслеживание.

Второй этап включал в себя обучение по работе со смарт-процессами в CRM, справочником «Компании» и «Контакты». Также рассмотрели настройку системы и административный раздел (панель управления Битрикс24).

По итогам проведенного обучения в систему были добавлены сотрудники для непосредственной работы с изученным (в рамках обучения) функционалом.

4. Постобслуживание и техническая поддержка.

В процессе взаимодействия пользователей с системой будет происходить формирование и сбор обратной связи, на основании которой ранее составленный FitGap-анализ в результате предпроектного обследования будет дополнен (будут зафиксированы дополнительные функциональные требования к системе).

• • Заказчику продемонстрированы возможности системы с точки зрения ведения проектной деятельности.

• • Сформирован вектор внедрения проекта, на основании которого проведено предпроектное обследование (проведен FitGap-анализ, подготовлен соответствующий документ).

• • Выполнена установка и первичная настройка системы — портала Битрикс24. Проведено обучение пользователей Заказчика по работе с базовым функционалом.

А также сформирован вектор проведения будущих этапов проекта.

Если вас заинтересовал данный проект, свяжитесь с нами через форму обратной связи на сайте, по телефону +7-499-500-45-29 или пишите на request@yolva-it.com. Команда специалистов «Ёлва» внимательно изучит ваш запрос и подберет оптимальное решение для вашего бизнеса.