Проектный опыт: внедрение Битрикс24 в Энергетической компании

Информация о заказчике:

Крупнейшая в Евразии энергетическая компания* обратилась к нам с запросом о переведении ряда бизнес-процессов и, в частности, ведение проектной деятельности в информационную систему с целью оптимизации и упрощения рабочих процессов, а также удобного ведения аналитики по формируемым задачам и просмотру соответствующей проектной отчетности. Видеть нагрузку каждого сотрудника, иметь возможность более сбалансированного распределения задач.

_{*По соглашению NDA данные о компании-заказчике являются конфиденциальными}

Почему именно CRM Битрикс24?

Руководством Заказчика рассматривались и другие системы, однако по итогам проведенных демонстраций и обсуждений было выявлено, что именно Битрикс24 полностью покрывает заявленные Заказчиком функциональные требования.

Во-первых, система достаточно легко разворачивается и не требует дополнительной настройки для начала работы с ней. Тем самым позволяет продумать и впоследствии реализовать дополнительную функциональность без излишних затрат.

Во-вторых, Битрикс24 полностью удовлетворяет основным требованиям по ведению проектной деятельности в рамках системы, а также внутренним коммуникациям с коллегами:

Помимо этого, Битрикс24 предоставляет возможность внешней коммуникации с клиентами, а также выполняет роль хранилища всей проектной документации, что было важно для заказчика.

В-третьих, потенциал системы к настройкам с использованием штатных инструментов самой системы позволяет продумать и впоследствии реализовать дополнительную, удобную конечным пользователям системы функциональность.

Цели проекта

1. Внедрение Битрикс24 «с нуля». Проведение предпроектного обследования (ППО). Проведение обучения по работе со стандартным функционалом системы для ее будущих пользователей (в первую очередь по ведению проектов и постановке задач).
2. Произвести минимальные необходимые настройки и корректировки системы (используя штатные инструменты Битрикс24) для более гибкого и удобного ведения проектной деятельности (наиболее приближенного процесса, с которым Заказчик привык работать).
3. На основании полученной обратной связи от Заказчика в ходе самостоятельного изучения системы (а также в ходе взаимодействия с ней по итогам проведенных обучений и выполненных настроек) зафиксировать и реализовать (штатными средствами и/или посредством ее доработки) дополнительную функциональность, т.е. осуществить развитие проекта.

Ход проекта:

1.Подготовка демонстрационного стенда Битрикс24

• Настройка системы стандартными инструментами под процессы Заказчика (для демонстрации)

На основе стандартных сущностей системы: смарт-процессы, группы, задачи, бизнес-процессы — были реализованы карточки проектов с автоматическим переходом по стадиям в зависимости от выполненных задач на других стадиях проекта.

Автоматическое создание задач позволило ускорить процесс постановки ряда типовых задач, а также исключить возможные ошибки, связанные с человеческим фактором (например, опечатки в задачах по невнимательности и т.п.).

Также в рамках проектов реализовано внутреннее файловое хранилище для удобного взаимодействия с проектными файлами (поиск, добавление, изменение, удаление).

• Проведение демонстрации выполненных настроек на демонстрационном стенде для рабочей группы Заказчика

Был проведен ряд встреч с рабочей группой (а также с руководством) Заказчика по демонстрации возможностей системы на примере подготовленного демонстрационного стенда, где за основу выполненных настроек были взяты реальные требования к системе от Заказчика. По итогам проведенных встреч был определен дальнейший вектор внедрения системы.

2. Проведение FitGap-анализа, детальный анализ требований Заказчика

• Предпроектное обследование (ППО)

В рамках намеченного вектора по внедрению системы была проведена дополнительная встреча с рабочей группой Заказчика, зафиксирован приоритетный перечень функциональных требований к системе, на основании которого составлен документ “FitGap-анализ”.

Документ описывает предполагаемый способ фактической реализации всех функциональных требований к системе. Также документ содержит описание ограничений в рамках предполагаемых способов реализации (настройки и/или разработки). Все настройки, выполняемые штатными инструментами системы, четко разграничены с доработкой системы для понимания и определения реализации задач, по которым недостаточно типового/стандартного функционала системы.

По проведенному предпроектному обследованию предполагается дальнейшее развитие системы (дополнительная настройка/разработка).

3. Разворот (установка) коробочного портала Битрикс24, обучение рабочей группы Заказчика базовым возможностям

• Установка портала Битрикс24

Произведена установка и базовая настройки системы, необходимая для возможности взаимодействия с ее стандартными разделами на уровне пользователя (переписки с коллегами, работа с задачами, планирование встреч, хранение файлов и т.д.).

• Обучение базовым возможностям

Обучение проводилось в два этапа — первый этап включал в себя работу с базовым интерфейсом: виды коммуникации внутри системы, работа с календарем, диском, рабочими группами, а также управление задачами и проектами, их постановка и отслеживание. 

Второй этап включал в себя обучение по работе со смарт-процессами в CRM, справочником «Компании» и «Контакты». Также рассмотрели настройку системы и административный раздел (панель управления Битрикс24).

По итогам проведенного обучения в систему были добавлены сотрудники для непосредственной работы с изученным (в рамках обучения) функционалом.

4. Постобслуживание и техническая поддержка.

В процессе взаимодействия пользователей с системой будет происходить формирование и сбор обратной связи, на основании которой ранее составленный FitGap-анализ в результате предпроектного обследования будет дополнен (будут зафиксированы дополнительные функциональные требования к системе).

Результаты проекта

• Заказчику продемонстрированы возможности системы с точки зрения ведения проектной деятельности.
• Сформирован вектор внедрения проекта, на основании которого проведено предпроектное обследование (проведен FitGap-анализ, подготовлен соответствующий документ).
• Выполнена установка и первичная настройка системы — портала Битрикс24. Проведено обучение пользователей Заказчика по работе с базовым функционалом.

А также сформирован вектор проведения будущих этапов проекта.

Если вас заинтересовал данный проект, свяжитесь с нами через форму обратной связи на сайте, по телефону +7-499-500-45-29 или пишите на request@yolva-it.com. Команда специалистов «Ёлва» внимательно изучит ваш запрос и подберет оптимальное решение для вашего бизнеса.

#Битрикс24#Кейс